Effizienz kann gelernt werden

Jeder Leiter muss Aufgaben korrekt ausführen - Effizienz. Menschen mit brillanten geistigen Fähigkeiten können ineffektive Arbeiter sein. Geist, Vorstellungskraft und Wissen nur in Kombination mit Effizienz sind in den Ergebnissen enthalten.

Bis vor kurzem war das Hauptproblem der Organisation die Produktivität der Arbeiter. In den letzten hundert Jahren haben wir gelernt, dies zu messen, und die Produktivität eines einzelnen Arbeitnehmers wiederholt gesteigert. Die Arbeit moderner Organisationen basiert auf geistiger Arbeit.

1. Es kann nicht anhand von Kriterien gemessen werden, die für körperliche Arbeit abgeleitet wurden.
2. Nicht quantifizierbar;
3. Nicht gemessen an den angefallenen Kosten;
4. Der Beitrag der Manager hängt nicht von der Anzahl der Untergebenen ab.
5. Effizienz ist das Ergebnis, nicht der Umfang der Managementarbeit.

In den Büchern über die Entwicklung von Führungskräften präsentieren sie ein Porträt des „Führers von morgen“ als „Mensch für alle Zeiten“. Bei solchen Menschen hat die Welt immer einen großen Mangel erlebt. Generisches Genie erforderlich:

1. Kann Analysen durchführen;
2. ENtscheidungen treffen;
3. Arbeit mit Menschen;
4. Denken Sie kreativ;
5. Gute Kenntnisse der Mathematik;
6. Verstehen Sie die Merkmale Ihres Unternehmens und Ihrer Managementstruktur.

Unternehmen rekrutieren Mitarbeiter, die bestenfalls eine der gewünschten Eigenschaften haben. Bilden Sie eine Organisation, damit jede Person, die in einem bestimmten Bereich stark ist, ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten in ihrer Arbeit einsetzen kann. Wetten Sie darauf, den Horizont der Aktivitäten der Menschen mit den ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeugen zu erweitern. Rechnen Sie nicht mit einem scharfen Sprung in der Entwicklung persönlicher Fähigkeiten.

Eine Besonderheit effektiver Führungskräfte ist die Fähigkeit, in allem ein positives Ergebnis zu erzielen. Fünf Gewohnheiten, die ein Führer entwickeln muss, um effektiv arbeiten zu können:

1. Wissen Sie, wofür Ihre Zeit aufgewendet wird. Arbeiten Sie daran, die Zeit zu verwalten und ihre Effektivität zu steigern.
2. Konzentrieren Sie sich auf Erfolge, die über die Organisation hinausgehen. Zielen Sie nicht auf den Job, sondern auf das Endergebnis.
3. Entwickeln Sie Stärken - Ihre eigenen, Ihre Vorgesetzten, Kollegen, Untergebenen. Konzentrieren Sie sich nicht auf Schwächen, sondern beginnen Sie nicht mit Aufgaben, die Sie nicht lösen können.
4. Konzentrieren Sie sich auf Bereiche, in denen qualitativ hochwertige Arbeit zu hervorragenden Ergebnissen führt. Priorisieren Sie und bleiben Sie auf dem Laufenden.
5. Treffen Sie effektive Entscheidungen. Die richtigen Entscheidungen sind ein System, eine Reihe von richtigen Schritten in der richtigen Reihenfolge. Eine wirksame Lösung basiert auf Meinungsverschiedenheiten, nicht auf Konsens. Schnelle Lösungen sind falsche Entscheidungen. Es sollte nur wenige Lösungen geben, aber sie sollten von grundlegender Bedeutung sein. Die richtige Strategie ist erforderlich, keine erfinderischen Tricks.

Zeit verbringen

Die Ressource Zeit ist unersetzlich! Lernen Sie, mit Ihrer Zeit umzugehen - bestimmen Sie zunächst so genau wie möglich, wofür sie tatsächlich ausgegeben wird, und minimieren Sie ihre unproduktive Nutzung. Konsolidieren Sie die Zeit, die Sie steuern können, in vergrößerten Blöcken, machen Sie keine 20 Blöcke, machen Sie 5.

Der Zeitmanagementprozess besteht aus drei Phasen.

Zeitaufzeichnung

Berücksichtigen Sie den Arbeitsaufwand und analysieren Sie Ihre Effektivität.

Der erste Schritt zur Verbesserung der Leistung des Managers besteht darin, die tatsächlich aufgewendete Zeit genau aufzuzeichnen. Notieren Sie regelmäßig Ihre Zeit.Identifizieren Sie die unproduktivsten Aktivitäten und entfernen Sie sie. Erstellen Sie nach jeder Überprüfung einen neuen Arbeitsplan. Stellen Sie sich diagnostische Fragen:

1. Was passiert, wenn dies überhaupt nicht erfolgt? Wenn die Antwort "nichts" lautet, verwerfen Sie diesen Fall.
2. Welche Arten von Aktivitäten, für die ich verantwortlich bin, kann eine andere Person aufnehmen und die Arbeit nicht schlechter oder sogar besser machen als ich?
3. Was sind meine Aktivitäten, die Zeit verschwenden, ohne meiner Arbeit Vorteile zu bringen?

Zeiteinteilung

Machen Sie einen Plan für nützliche und notwendige Dinge. Schlechtes Management verbringt die meiste Zeit.

1. Identifizieren Sie unproduktive Zeitverschwendung aufgrund mangelnder System- oder Kurzsichtigkeit. Jahr für Jahr wiederkehrende Arbeitskrisen sind ein gutes Signal zum Handeln. Die Krise, die ein zweites Mal passiert ist, sollte nicht länger auftreten.
2. Stellen Sie sicher, dass nicht zu viel Arbeit anfällt - dies verringert die Effizienz. In solchen Fällen verbringen die Arbeitnehmer mehr Zeit mit „Interaktion“ als mit Arbeit. Wenn Führungskräfte mehr als ein Zehntel ihrer Zeit damit verbringen, „Probleme menschlicher Beziehungen“ zu lösen, ist das Kollektiv zu groß.
3. Zu viele Besprechungen sind ein Hinweis auf eine schlechte Organisation. Die Aufgabe sollte ganzheitlich sein und nicht in mehrere Unteraufgaben unterteilt werden, wenn die Verantwortung auf viele Menschen aufgeteilt wird und Informationen nicht diejenigen erreichen, die sie wirklich benötigen. Besprechungen sollten nicht die Regel sein, sondern eine Ausnahme von der Regel.

Zeitkonsolidierung

Gruppieren Sie Fälle in große Zeitblöcke. Die Arbeitszeit wird erfolglos verbracht, wenn sie in Blöcke von 15 bis 30 Minuten aufgeteilt ist. Es gibt viele Möglichkeiten, Zeitblöcke zu konsolidieren. Sie können einen Tag in der Woche zu Hause arbeiten. Planen Sie an zwei Tagen in der Woche Besprechungen, Überprüfungen und Diskussionen über verschiedene Probleme. Planen Sie jeden Morgen die tägliche Arbeitsbelastung, bevor Sie zur Arbeit gehen.

Ermessensspielraum wird für Dinge aufgewendet, die die höchste Rendite bringen. Schätzen Sie, wie viel Ihnen zur Verfügung steht. Weisen Sie bestimmten Ereignissen feste Zeitblöcke zu. Überprüfen Sie ständig Ihren Zeitplan und beseitigen Sie die am wenigsten produktiven Aktivitäten.

Lassen Sie den Plan nicht auf Papier - arbeiten Sie ständig damit.

Manager müssen sich häufig mit ineffektiven, aber notwendigen Aufgaben befassen: mit den besten Kunden sprechen, an untergeordneten Besprechungen teilnehmen, Informationen bereitstellen ... Versuchen Sie, solche Angelegenheiten verantwortlichen Untergebenen anzuvertrauen. Um echte Ergebnisse zu erzielen, sollte sich ein mentaler Mitarbeiter auf die Erfolge und Ziele der Arbeit der gesamten Organisation konzentrieren.

Wie kann ich zum Erfolg meiner Organisation beitragen?

Denken Sie an Ihre Verantwortung gegenüber dem Unternehmen. Eine Person, die ihre ganze Aufmerksamkeit auf laufende Bemühungen richtet und ständig ihre Autorität und Macht betont, ist nur ein Untergebener, egal wie hoch sein Status in der Organisation ist.

Persönliche Verantwortung des Kopfes

Jede Organisation muss in drei Hauptbereichen erfolgreich sein:

1. Sofortige Ergebnisse;
2. Wertentwicklung und deren Bestätigung;
3. Mitarbeiter auf die zukünftige Arbeit vorbereiten. Wenn die Organisation in einem dieser Bereiche versagt, befindet sie sich zunächst in einem Zustand der Stagnation und hört dann auf zu existieren. In diesen Bereichen sollte der Leiter einen Beitrag leisten.

Unfähigkeit oder Unwillen, sich gemäß den Anforderungen einer neuen Position zu ändern, ist eine häufige Ursache für das Versagen von Managern. Seine Aktivitäten zielen nicht nur auf die Ergebnisse ab, sondern auch auf die allgemeine Bedeutung der drei Hauptparameter für eine erfolgreiche Arbeit.

Wie man die Effektivität eines Spezialisten erhöht

Es ist notwendig, dem Spezialisten die Möglichkeit zu geben, effektiv in seiner Nische zu arbeiten.Er muss klar verstehen, wer die Ergebnisse seiner Arbeit verwendet und was der Benutzer wissen und verstehen muss, um seine Arbeit produktiv zu erledigen. Es ist notwendig, auf die praktische Anwendbarkeit Ihres Produkts zu achten. Die Hauptsache ist nicht, Universalien zu produzieren, "Alleskönner".

Richtige zwischenmenschliche Beziehungen

Richtige zwischenmenschliche Beziehungen entstehen, wenn sich der Leiter in der Arbeit und in den Beziehungen zu anderen auf seinen Beitrag zur gemeinsamen Sache konzentriert. Voraussetzungen für effektive zwischenmenschliche Beziehungen:

1. Kommunikation;
2. Zusammenarbeit;
3. Selbstentwicklung;
4. Die Entwicklung anderer Menschen.

Effizientes Meeting

Die Hauptregel besteht darin, das Meeting zunächst an einem bestimmten Ergebnis auszurichten.

Ein effektiver Leiter sollte klar wissen, was er durch ein Meeting, einen Bericht oder eine Präsentation erreichen möchte. Der Inhalt solcher Veranstaltungen sollte sorgfältig durchdacht und den Teilnehmern im Voraus mitgeteilt werden.

Stärken stärken

Um Ergebnisse zu erzielen, nutzen Sie alle möglichen Stärken von Untergebenen, Partnern, Vorgesetzten und Ihren eigenen. Stärken so produktiv wie möglich machen.

Auswahl der Mitarbeiter nach ihren Stärken

Personalrekrutierungsregeln:

1. Eine Position, in der sich bereits zwei oder drei Personen geändert haben und ihre Arbeit bei ihrer vorherigen Arbeit gut gemacht haben, sollte als unmöglich angesehen werden. Ändern Sie es.

2. Machen Sie jeden Beitrag groß und aussagekräftig. Die Arbeitsaufgabe sollte so weit gefasst sein, dass sich alle starken Qualitäten des Mitarbeiters voll entfalten - dies wird seine Stärken im Kandidaten offenbaren.

3. Beginnen Sie mit Menschen zu arbeiten, indem Sie ihr Potenzial offenlegen und richtig nutzen, anstatt ihnen Standardverantwortlichkeiten anzuvertrauen. Versuchen Sie nicht, das Potenzial des Mitarbeiters zu bewerten. Das Potenzial ist nur ein Versprechen. Erfolgreiche Manager entwickeln ihre eigenen Bewertungsformulare, die aus der Auflistung der Leistungen der Mitarbeiter in ihren vorherigen Positionen und vier Fragen bestehen:

• Was macht er gut?
• Was kann er aufgrund seiner Fähigkeiten noch gut machen?
• Was braucht er, um zu lernen, wie er seine Stärken voll ausschöpfen kann?
• Wenn ich Kinder hätte, möchte ich, dass sie in Zukunft mit dieser Person zusammenarbeiten? Warum?

4. Um Stärken nutzen zu können, müssen Sie in der Lage sein, Schwächen zu ertragen.

5. Vermeiden Sie die gefährliche Falle, Beiträge für eine bestimmte Person zu erstellen.

Wie man seinen Chef verwaltet

Die Betonung der Stärken seines Führers, dh die Schaffung von Bedingungen für sein Handeln, unter denen er fähig ist, macht die Arbeit sowohl seiner selbst als auch seines Untergebenen wirksam.

Wenn die Stärke des Chefs in seinen politischen Fähigkeiten auf dem Posten liegt, auf dem Politik von entscheidender Bedeutung ist, führen Sie ihn zunächst in den politischen Aspekt der Situation ein. Er wird verstehen, worum es geht, und seine Stärken effektiv nutzen, um die neue Richtung der Politik zu berücksichtigen.

Verbessern Sie Ihre eigene Effizienz

Tun Sie, was Sie am besten können, und suchen Sie ständig nach dem, was Sie sonst noch tun können.

Ein effektiver Leiter beobachtet immer seine eigene Arbeit, ihre Ergebnisse und versucht, allgemeine Trends zu verfolgen: wie man effektiver mit dem Publikum zusammenarbeitet oder zu welcher Tageszeit es besser ist, Präsentationen zu schreiben, kurze Notizen zu machen oder jeden Vorschlag sorgfältig durchzuarbeiten.

Um effektiv zu sein, müssen die Möglichkeiten erweitert und Probleme begrenzt werden. Standards für die Aktivitäten einer Gruppe von Menschen werden am Beispiel eines Leiters festgelegt - Ihre Aktivität sollte nur auf Ihren Stärken basieren.

Alles zu seiner Zeit

Das Hauptgeheimnis der Wirksamkeit ist die Konzentration. Zuallererst ist es notwendig, die wichtigsten Dinge auszuführen und niemals mehrere wichtige Dinge gleichzeitig zu tun. Harte Selbstdisziplin, eiserne Willenskraft und die Fähigkeit, Nein zu sagen, sind erforderlich.Dies wird Ihnen bei einer Vielzahl von Aufgaben helfen.

Eine Sache in einem bestimmten Zeitraum zu tun, bedeutet, sie schnell zu erledigen. Menschen, die in der Lage sind, viele Dinge von Natur aus neu zu gestalten, beschäftigen sich abwechselnd mit ihnen.

Werde die Fracht von gestern los

Das alte systematisch loszuwerden ist der einzige Weg, um effektiv ein neues zu starten. Befreien Sie sich von vergangenen Fehlern; die gestrigen Erfolge, die nicht mehr produktiv waren; Aktivitäten, die nicht die gewünschten Ergebnisse brachten.

Das Problem bei bekannten Organisationen ist nicht der Mangel an Kreativität. Oft sind alle Mitarbeiter zu beschäftigt, um die Aufgaben von gestern zu lösen. Die Anregung der Kreativität ist auch in den am stärksten von Bürokratie gesättigten Strukturen erfolgreich, wenn sie regelmäßig Programme und Aktivitäten auf ihre Relevanz überprüfen und unproduktive Aktivitäten sofort eingestellt werden.

Priorität und andere Themen

Die Priorisierung ist eine einfache Aufgabe. Es ist schwieriger, nicht priorisierte Aufgaben zu identifizieren, die verschoben werden sollten und deren Lösung strikt eingehalten werden sollte. Mut, nicht Analyse, bestimmt die wirklich wichtigen Regeln für die Priorisierung:

1. Wähle die Zukunft, nicht die Vergangenheit;
2. Konzentrieren Sie sich auf Chancen, nicht auf das Problem.
3. Wählen Sie Ihre eigene Richtung und gehen Sie nicht mit dem Fluss, indem Sie den Gewinnern folgen.
4. Setzen Sie sich Ziele, die ein sichtbares Ergebnis liefern, und nicht solche, die sicher und einfach erreicht werden.

Stellen Sie Ihre eigenen Aufgaben mit höchster Priorität trotz der zeitlichen und räumlichen Einschränkungen. Dies ist die einzige Hoffnung des Führers, der Meister seiner Zeit und seiner Umstände zu werden und nicht ihr Sklave.

Entscheidungsprozess

Effektive Führungskräfte denken in strategischen und großen Kategorien. Setzen Sie sich kein Ziel, um aktuelle Probleme zu lösen, und treffen Sie nicht zu viele Entscheidungen. Konzentrieren Sie sich nur auf das Wichtigste. Streben Sie nicht nach schnellen Entscheidungen.

Sie müssen wissen, wann die Entscheidung auf dem Prinzip basieren sollte und wann - basierend auf den Bedürfnissen des Augenblicks und des Pragmatismus. Die meiste Zeit in diesem Prozess wird nicht dafür verwendet, Entscheidungen zu treffen, sondern sie in die Praxis umzusetzen. Die Implementierung einer effektiven Lösung sollte einfach und so nah wie möglich an den Fähigkeiten eines durchschnittlichen Mitarbeiters sein.

Der Prozess effektiver Entscheidungen:

1. Fragen Sie sich: "Ist diese Situation charakteristisch oder ist dies eine Ausnahme von der Regel?" Lösen Sie ein gemeinsames charakteristisches Problem, indem Sie ein Prinzip festlegen. Ausnahmen müssen in der jeweiligen Situation behandelt werden.
2. Definieren Sie genau, was dank einer bestimmten Lösung erreicht werden soll. Was sind ihre Ziele? Was sind die Mindestaufgaben vor ihm? Welche Bedingungen sollte es erfüllen? Eine effektive Lösung muss mit den Zielen übereinstimmen, sonst ist sie ineffektiv und unangemessen.
3. Beginnen Sie mit dem, was richtig ist, nicht mit dem, was akzeptabel ist. In der letzten Phase müssen Sie noch Kompromisse eingehen. Wenn eine Person nicht weiß, wie sie die Randbedingungen erfüllen soll, kann sie nicht zwischen dem richtigen und dem falschen Kompromiss wählen, was häufig zu Fehlern führt.
4. Die Implementierung der Lösung nimmt die meiste Zeit in Anspruch. Keine Lösung wird wirksam sein, wenn nicht von Anfang an Mechanismen für ihre Implementierung entwickelt werden. Eine Entscheidung kann erst dann als angenommen angesehen werden, wenn jemand für ihre Umsetzung zur Rechenschaft gezogen wird. Um eine Entscheidung in die Tat umzusetzen, müssen mehrere Fragen beantwortet werden: „Wer sollte über diese Entscheidung Bescheid wissen?“, „Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden?“, „Wer muss sie ergreifen?“, „Was sollte die Maßnahme sein, damit die Personen, denen sie anvertraut ist konnten es erfüllen? ". Die Maßnahmen müssen mit den Fähigkeiten der Personen übereinstimmen, die mit ihrer Umsetzung betraut werden.
5. Bereitstellung eines Feedback-Systems zur ständigen Überprüfung der Implementierung der Lösung und zur Abstimmung mit dem Implementierungsplan. Effektives Feedback erfordert organisierte Informationen, Zahlen und Daten. Der Leiter muss persönlich überprüfen, wie seine Entscheidungen umgesetzt werden, da sonst seine Aktivitäten unwirksam werden.

Effektive Lösungen

Jede Entscheidung ist eine Wahl zwischen Optionen. Um eine effektive Entscheidung zu treffen, sammeln Sie die maximale Anzahl von Meinungen, die durch Fakten gestützt werden. Entwickeln Sie die Gewohnheit, sowohl bei sich selbst als auch bei Ihren Kollegen zu bestimmen, worauf Sie achten sollten, was Sie studieren müssen und was Sie überprüfen müssen. Dies ist die Grundlage jeder wirksamen Lösung.

Eine wirksame Lösung ist nicht das Ergebnis eines Konsenses bei der Bewertung der Fakten, sondern das Ergebnis von Konflikten unterschiedlicher Meinungen sowie einer ernsthaften Analyse einer Vielzahl von Optionen.

Die Entwicklung eines geeigneten Bewertungsmechanismus birgt ein gewisses Risiko. Um ein Urteil zu fällen, muss man Entscheidungen treffen. Nur mit der Verfügbarkeit von Optionen kann man auf eine vernünftige Wahl hoffen.

Die erste Regel bei der Entscheidungsfindung besteht darin, Entscheidungen erst dann zu treffen, wenn Sie Meinungen hören, die Ihren widersprechen. Warum sollten Sie bei Ihrer Entscheidung auf Gegenargumenten bestehen:

1. Nur so kann verhindert werden, dass der Entscheidungsträger ein Gefangener der Organisation wird. Ein Weg, um aus der Gefangenschaft der Vorurteile auszubrechen, besteht darin, dokumentierte und sorgfältig durchdachte Einwände zu erheben.
2. Nur Meinungsverschiedenheiten bieten Alternativen zur vorgeschlagenen Option. Eine Lösung ohne Alternative ist nur der Schritt eines verzweifelten Spielers, egal wie sorgfältig er durchdacht ist. Betrachten Sie die Opposition als Mittel, um über Lösungen nachzudenken.

Jede Entscheidung ist ein Eingriff in ein debuggtes System. Ein guter Führer wird kein Risiko eingehen und unnötige Entscheidungen treffen. Die Entscheidung sollte getroffen werden, wenn sich die Situation ohne sie wahrscheinlich verschlechtern wird. Chancen führen oft zu Verbesserungen als zu radikalen Veränderungen.

Sind Sie bereit, eine Entscheidung zu treffen, wenn: die Anforderungen durchdacht, die Optionen untersucht, die Risiken und Vorteile ausgewogen sind, dies jedoch nicht ausreicht. In dieser Situation muss ein erfolgreicher Führer der Versuchung widerstehen und erneut eine Studie zu diesem Thema durchführen.