"Wie man Dinge in Ordnung bringt": eine Zusammenfassung von Allens Buch // Briefs * Nicht fixierend

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Wie man Dinge in Ordnung bringt, ohne die Beherrschung zu verlieren

Die Methode „Getting Things Done“ (oder GTD) basiert darauf, über die Ergebnisse nachzudenken und die „nächsten Schritte“ zu definieren. Die Hauptidee von GTD hilft dabei, das Ziel und dann jeden Schritt zur Erreichung dieses Ziels klar zu definieren. Die Methode eignet sich zur Organisation von Präsentationen bei der Arbeit und zur Planung von Weihnachtskäufen.

Jede Aufgabe sollte klein sein, damit Sie sie schnell lösen können und der Mangel an Zeit oder Motivation Sie nicht aufhalten kann. Dieser Ansatz hilft, alle Ihre Lebensziele zu erreichen und Stress zu vermeiden.

Wenn Sie Projekte mit der GTD-Methode organisieren, sind Sie immer bereit, sofort mit der Arbeit an einer Aufgabe zu beginnen, unabhängig davon, was um Sie herum geschieht und wo Sie sich befinden. GTD macht Ihnen den nächsten Schritt so einfach, dass Sie ihn nicht aufschieben möchten.

In diesem Buch finden Sie einige einfache Werkzeuge, mit denen Sie effektiv arbeiten und einen nüchternen Geist bewahren können. sowie Empfehlungen, welche Einstellung entwickelt werden muss, um die Grundprinzipien der GTD umzusetzen.

Ihr Gehirn ist ein Denkwerkzeug, kein Speichergerät

Erfolgreich in Ihrer Arbeit zu sein bedeutet, ein guter Organisator zu sein. Dies ist besonders wichtig für Geistesarbeiter, für die das Jonglieren von Dutzenden von Aufgaben und Projekten gleichzeitig eine alltägliche Realität ist. Schwierigkeiten entstehen, wenn die Grenze zwischen unserem persönlichen und beruflichen Leben verschwimmt. Dies liegt daran, dass unser Gehirn versucht, ungelöste Probleme herauszufinden, und uns im ungünstigsten Moment daran erinnert - auch wenn wir es vorziehen würden, sie später zu behandeln.

Um all die komplexen Informationen über das Leben unter Kontrolle zu halten, behandeln viele von uns ihr Gehirn wie eine Schreibtischschublade oder ein Notizbuch. Wir missbrauchen unser Gehirn und zwingen es, alle Arten von Informationen zu speichern. Wir verstopfen unsere Köpfe mit Informationen über unvollendete Aufgaben, bevorstehende Besprechungen und andere Verpflichtungen und verschwenden rücksichtslos die Denkfähigkeit unseres Gehirns, was es schwierig macht, sich auf echte Arbeit zu konzentrieren.

Um so effizient wie möglich zu arbeiten, müssen wir unseren Geist von allem befreien, was nicht mit der Aufgabe zusammenhängt, die wir zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführen. Nutzen Sie 100% Ihrer geistigen Fähigkeiten, um sich auf die Aufgabe zu konzentrieren.

Wenn Sie klar denken möchten, benötigen Sie einen zuverlässigen „Korb zum Sammeln von Material“, den Sie sich nicht vorstellen können

Unser Gehirn hat eine ärgerliche Eigenschaft - es lässt uns nie vergessen, worauf wir achten müssen. Wir werden ständig mit neuen Informationen „bombardiert“, die auch einen Platz in unserem Kopf einnehmen. Jede neue Idee, jede Erinnerung und jedes Problem, das wir vergessen haben zu lösen, lenkt uns vom Hauptgeschäft ab.

Verwenden Sie immer den sogenannten „Korb zum Sammeln von Material“: einen Ort außerhalb Ihres Geistes, an dem Sie irrelevante Informationen oder Ideen ablegen können. Sie werden später genau wissen, wo Sie die Informationen finden, wenn Sie Zeit dafür haben. So können Sie sich ganz darauf konzentrieren, einen Brief zu schreiben, mit einem Kollegen zu sprechen oder den Rasen zu mähen.

Ihr „Korb zum Sammeln von Material“ kann ein Notizblock, Listen auf Ihrem Computer / Telefon oder sogar Kisten sein, in die Sie Objekte und Dokumente legen können. Ihr Korb (oder Ihre Körbe) zum Sammeln von Material sollte sich in der Nähe befinden. So können Sie leicht Informationen extrahieren, die Sie sonst in Ihrem Kopf angesammelt hätten.

Nehmen Sie den Müll heraus - leeren Sie wöchentlich alle externen "Körbe"

Damit das System reibungslos funktioniert, müssen Sie es unterstützen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, den Korb einmal pro Woche zu überprüfen und zu leeren. Das System „Korb zum Sammeln von Material“ funktioniert, weil es dem Geist die Gewissheit gibt, dass er keine wichtigen Informationen verliert oder vergisst.

Wenn das System nicht aktualisiert wird, ist es nicht mehr zuverlässig, und das Gehirn wird aufmerksam und vertraut ihm nicht mehr. Sobald dies geschieht, wird das Unterbewusstsein wieder von ungelösten Problemen und unvollendeten Aufgaben abgelenkt. Sie sollten alle Ihre Aufgaben sorgfältig prüfen und die Dinge in Ordnung bringen, wobei Sie sich an die folgenden Regeln halten:

Kreuzen Sie die unwichtigen Aufgaben aus der Liste an.
Wenn Sie das Problem sehr schnell lösen können (in zwei Minuten oder weniger), tun Sie es sofort.
Bewahren Sie wichtige Informationen an einem sicheren Ort auf. Wenn es sich um eine Besprechung, ein Projekt oder eine bestimmte Aufgabe handelt, übertragen Sie sie in die entsprechende Liste.
Regelmäßige „Korbreinigung“ ist der einzige Weg, um eine zuverlässige Leistung zu gewährleisten und Stress zu vermeiden.

Leeren Sie den „Korb“ und sortieren Sie das Material nach Listen

Unabhängig davon, wie unterschiedlich das Material in Ihrem „Warenkorb“ ist, müssen Sie es nicht klassifizieren und in separate „Kisten“ oder Listen sortieren.

Die meisten Aufgabenlisten funktionieren nicht, weil sie zu einer „Vinaigrette“ von Aufgaben, Gedanken und Informationen werden. Die Listen sollten nur bestimmte, realisierbare Aufgaben enthalten, aber wir schreiben alles wahllos in sie und daher ist es sehr leicht, einzelne realisierbare Aufgaben aus den Augen zu verlieren.

Wie organisiere ich Artikel in meinem Warenkorb?

Löschen Sie alles Unwichtige, lösen Sie kleine Aufgaben und fügen Sie Ihrem Kalender Besprechungen oder Termine hinzu.
Wenn es sich um eine komplexe Arbeit handelt (dh die Implementierung mehrerer spezifischer Aufgaben erfordert), nehmen Sie sie mit einem klaren Zweck in das Projekt auf.
Alle anderen Aufgaben sollten in die Liste der nächsten Aktionen aufgenommen werden.

Die Projektliste bietet einen Überblick über alle Ihre laufenden Projekte.

Projekte sind eine Schlüsselkomponente jedes Produktivitätsverbesserungssystems. Ein Projekt ist ein gewünschtes Ergebnis, das mehrstufige Maßnahmen erfordert. Um zu bestimmen, aus welchen Aufgaben das Projekt bestehen soll, stellen Sie sich das gewünschte Ergebnis vor und beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis in einem Satz. Wenn Sie über das Ergebnis nachdenken, können Sie bestimmte Aufgaben formulieren, die Sie dem Erreichen des Projektziels näher bringen.

Die Liste enthält alle Projekte, die in naher Zukunft abgeschlossen sein sollen. Auf diese Weise können Sie alle laufenden Projekte verfolgen und steuern, die Produktivität steigern und sich entspannen.

Stellen Sie durch wöchentliche Aktualisierung der Liste sicher, dass jedes Projekt Schritt für Schritt geplant wird. Alle Aktionen, aus denen das Projekt besteht, fallen in die Liste der "nächsten Aktionen". Es sind spezifische Aufgaben, die jedes Ziel erreichen können.

Ersetzen Sie Ihre tägliche Aufgabenliste durch Ihren Kalender und die Liste der nächsten Aktionen.

Tägliche Listen aktueller Angelegenheiten sind unwirksam - sie verzerren Ihr Zeitgefühl, führen Sie in die Irre und lassen Sie glauben, dass Sie wirklich Zeit haben, all das an einem Tag zu tun. Eine solche unrealistische Planung führt zu Enttäuschung, Zeitverlust und zum Scheitern verurteilt, was Sie im Voraus tun.

Eine viel effektivere Methode ist das Arbeiten mit dem Kalender und den Listen der nächsten Aktionen. Der Kalender dient nur einem Zweck: der Aufzeichnung von Terminen. Alles, was mit einem bestimmten Tag oder einer bestimmten Stunde zusammenhängt - ein Treffen oder ein Arztbesuch - sollte in einem Kalender festgehalten werden.

Fügen Sie alle anderen Aufgaben oder spezifischen Schritte in die Liste Nächste Aktionen ein. So können Sie schnell entscheiden, welche Aufgaben am relevantesten sind und ob Sie Zeit haben, sie zu lösen.

Egal wo Sie sich befinden, Sie sollten immer eine Liste mit „Nächsten Aktionen“ bei sich haben. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit zu wählen, welche Aufgabe sinnvoll zu lösen ist.

Wenn Sie gut geplante und vorausgewählte Aufgaben haben, können Sie leicht entscheiden, welche sinnvoll ist.Stellen Sie sich vor, Sie sind am Flughafen und Ihr Flug hat eine Stunde Verspätung. Fragen Sie sich in dieser Situation:

Welche Aufgabe soll ich jetzt wählen?
Welche Aufgabe kann ich in der vorgegebenen Zeit erledigen?
Für welche Aufgabe habe ich zu einem bestimmten Zeitpunkt genug Energie?
Welche Aufgabe hat die höchste Priorität?

Wenn Sie zu viele Aufgaben geplant haben, ist es sinnvoll, diese auf mehrere Listen und Repositorys zu verteilen. Beispielsweise kann eine Liste auf einem Smartphone und die andere auf einem Computer gespeichert werden. Nachdem Sie die Aufgaben auf diese Weise sortiert haben, wissen Sie, welche Sie ausführen können, während Sie an Ihrem Schreibtisch, in einer Besprechung oder am Flughafen warten.

Wartelisten sind hilfreich, wenn Sie mit anderen Personen arbeiten.

Alle aktuellen Projekte sollten in der Projektliste aufgeführt sein. Wenn Sie die Liste "Nächste Aktionen" verwenden, können Sie sicherstellen, dass Sie konsequent an Aufgaben arbeiten, von denen jede Ihre Projekte dem Abschluss näher bringt.

In den meisten Fällen sollten Sie sich auf andere Personen verlassen, die für die einzelnen Teile jedes Projekts verantwortlich sind. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Kontrolle über den Fortschritt eines Ihrer Projekte aufgeben sollten.

Wann immer Sie auf die Arbeit anderer angewiesen sind - Sie warten auf einen Bericht von jemandem, der weiter an der Präsentation arbeitet -, lohnt es sich, eine Liste mit "Ausstehend" zu führen. So können Sie alles notieren, was andere Personen Ihnen zur Verfügung stellen sollten, sowie Fristen.

Wenn Sie diese Liste jede Woche aktualisieren, sehen Sie, wer und wie ihre Arbeit erledigt. Sie haben eine neue spezifische Aufgabe: diese Person an die Verpflichtung zu erinnern.

Wenn diese Aufgabe nicht länger als zwei Minuten dauert, führen Sie sie sofort aus. Wenn nicht, fügen Sie es der Liste "Nächste Aktionen" oder einer der spezifischeren Listen hinzu und erinnern Sie die Person auf freundliche Weise daran, dass Sie noch auf ihren Bericht warten.

Speichern Sie Informationen für einen bestimmten Tag in einem Kalender oder Aktenschrank

Sie können viele Dinge im Voraus planen, aber manchmal müssen Sie auf bestimmte Informationen warten, bevor Sie die Materialien aus Ihrem „Warenkorb“ in bestimmte Aufgaben oder Besprechungen umwandeln.

Beispiel. Wenn Sie eine interessante Messe planen, sollten Sie etwas warten und die Teilnehmer sehen, bevor Sie entscheiden, ob es sinnvoll ist, daran teilzunehmen. Wenn Ihnen solche Informationen nicht im Voraus zur Verfügung stehen, verschieben Sie die Entscheidung am besten.

In Fällen, in denen Sie keine Wahl haben und alles in letzter Minute planen müssen, sind die folgenden Strategien hilfreich:

Legen Sie eine Erinnerung für einen bestimmten Tag im Kalender fest.
Bewahren Sie eine Datei auf, mit der Sie zur richtigen Zeit auf die richtigen Informationen zugreifen können.

Eine Kartendatei ist ein sehr genaues und logisches System. Es besteht aus 43 Dateien: 31 Dateien für Tage des Monats und 12 für Monate des Jahres. Jeden Tag können Sie Dokumente, Erinnerungen oder Materialien überprüfen, die an Sie selbst gesendet wurden.

Damit das System funktioniert, müssen Sie es täglich verwenden und aktualisieren. Dies ist am schwierigsten.

Fügen Sie Ideen, die in Zukunft relevant werden könnten, der Liste Einmal / Vielleicht hinzu.

Diese Liste enthält alles, was nicht in den Listen "Nächste Aktionen" oder "Projekte" enthalten ist, aber den Kopf nicht stören sollte. Die Liste Einmal / Möglicherweise enthält das gesamte Material, das Sie noch nicht in bestimmte Ideen oder Aufgaben umgewandelt haben. Unterschätzen Sie nicht die Vorteile. Sie können damit Projektideen verfolgen, die in Zukunft möglicherweise äußerst wichtig sind. Die Ideen auf dieser Liste können in Gruppen unterteilt werden. Zum Beispiel:

"Reisen, die ich gerne machen würde";
"Weine, die ich gerne probieren würde";
"Die Musik, die ich gerne hören würde."

Wie bei den „nächsten Schritten“ helfen Ihnen die Listen „Einmal / Vielleicht“ dabei, die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu finden. Listen sind zuverlässiger als Ihr eigenes Gedächtnis.

Die Liste Einmal / Möglicherweise sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, wenn Sie sie effektiv nutzen möchten.

Der organisierte Arbeitsplatz und die wöchentliche Überarbeitung Ihres Systems erhöhen die Produktivität

Alle Materiallisten sollten von Ihrem Arbeitsplatz aus zugänglich sein. Erstellen Sie eine „Steuerkabine“ - ein funktionierendes mobiles System, mit dem Sie überall auf Informationen zugreifen können. Es ist äußerst wichtig, ein Listen- und Dateisystem zu erstellen, das Sie überall hin mitnehmen können: Selbst wenn Sie am Flughafen oder in einem Schneesturm festsitzen, können Sie dennoch produktiv sein.

Mit der GTD-Technik können Sie sich ruhig fühlen und alle aktuellen Projekte kontrollieren: Überwachen Sie deren Fortschritt und stellen Sie sicher, dass sie sich weiterentwickeln.

Ihr Produktivitätssystem muss immer relevant und vollständig bleiben. Ihr Geist wird sich entspannen und sich nur dann voll auf die Aufgabe konzentrieren können, wenn Sie Ihrem System vertrauen.

Indem Sie alle Ihre Listen wöchentlich überprüfen, stellen Sie sicher, dass Ihr System funktionsfähig bleibt. Jedes aktuelle Projekt ist mindestens einer „nächsten Aktion“ in einer relevanten, leicht zugänglichen Liste zugeordnet. Sie haben eine allgemeine Vorstellung von allem, was passiert. Revision hilft, den "Wald" zu sehen, ohne die "Bäume" aus den Augen zu verlieren.

Die Zeit, die Sie für eine wöchentliche Überprüfung aufwenden, hängt davon ab, wie viel Zeit Sie benötigen, um sich sicher zu fühlen und Vertrauen in das System aufzubauen.

Planen Sie Ihre wöchentliche Überprüfung, z. B. Freitagabend. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeit schließen und mit klarem Kopf und einem Gefühl der Kontrolle für das Wochenende abreisen.

Natürliche Planung verdeutlicht die Ziele und nächsten Schritte Ihrer Projekte

Die Projektentwicklung ist ein eher unnatürlicher und unlogischer Prozess. Sie müssen alle Schritte im Voraus durchdenken und planen, ohne sich ein klares Ziel vorzustellen. Verwenden Sie eine natürliche Planungsmethode, die Ihre täglichen Aktivitäten widerspiegelt.

Ein Beispiel für alltägliches Handeln: Sie sind hungrig und bilden ein vages Ziel („Ich muss etwas essen“) und geben es dann an („Ich möchte Pizza“). An diesem Punkt tauchen in Ihrem Kopf mehrere Ideen auf, wie Sie dieses Ziel erreichen können („Ich kann entweder Pizza backen oder bestellen oder in ein Restaurant gehen“). Alle Schritte, die Sie auf diesem Weg unternehmen müssen, werden selbstverständlich.

Wenden Sie diese Denkweise auf Ihre realen Projekte an: Beginnen Sie mit der genauesten Definition des Zwecks. Es tut nie weh, Zeit damit zu verbringen, Ziele zu setzen, da alle nachfolgenden Aktionen davon abhängen. Wenn das Ziel klar ist, beginnt Ihr Geist automatisch mit dem Brainstorming. So können Sie sich die Ideen einfallen lassen, die zur Erreichung des Ziels erforderlich sind. Eine gute Taktik ist es, von außen mit dem Brainstorming zu beginnen. Schreiben Sie beispielsweise Ihre Ideen auf und speichern Sie sie auf Papier.

Sobald Sie alle Ihre Ideen gesammelt haben, müssen Sie sie organisieren und gruppieren und dann die spezifischen Maßnahmen identifizieren, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind.

Die natürliche Planung verdeutlicht die Arbeit am Projekt erheblich und macht es interessant, schnell und intuitiv.

Das Wichtigste

Wie kann man effizient und mit klarem Kopf arbeiten?

Ihr Gehirn ist ein Denkwerkzeug, kein Speichergerät. Wenn Sie klar denken möchten, benötigen Sie einen zuverlässigen „Korb zum Sammeln von Material“ außerhalb Ihres Geistes.
Nehmen Sie den Müll heraus - leeren Sie wöchentlich alle externen "Körbe".
Sortieren Sie das Material beim Sortieren der "Körbe" nach thematischen Listen.

Einfache Tools Erstellen der GTD-Methode

Die Liste „Projekte“ bietet einen Überblick über alle laufenden Projekte.
Verwenden Sie den Kalender und die Liste der nächsten Aktionen anstelle einer täglichen Aufgabenliste.
Wartelisten sind sehr nützlich, wenn Sie mit anderen Personen arbeiten.
Speichern Sie Informationen für einen bestimmten Tag in einem Kalender oder Aktenschrank.
Alle potenziell interessanten Ideen sollten der Liste Einmal / Möglich hinzugefügt werden.
Ein organisierter Arbeitsplatz und eine wöchentliche Überprüfung Ihres Systems sind für produktive Arbeit unerlässlich.