Helfen Sie dem Leser - strukturieren Sie Ihre Gedanken in Form einer Pyramide

Bei der Erstellung des Dokuments stellen viele den zukünftigen Inhalt dar, haben jedoch keinen konkreten Plan - was zu sagen ist und wie es zu formulieren ist. Sie fangen einfach an zu schreiben und hoffen, dass die Struktur von selbst entsteht. Das Ergebnis ist eine unberechenbare Erzählung, die der Leser verstehen muss.

Grund bevorzugt Bestellung. Er ordnet sogar zufällige Daten in einer bestimmten Reihenfolge an.

Beispiel. Die alten Griechen sahen in den Sternhaufen eher Tierfiguren als promiskuitive Punkte.

Während des Lesens versucht eine Person automatisch, Informationen in Form einer Pyramide anzuordnen, deren Grundlage Rechtfertigung und Argumente sind, die die Schlussfolgerungen bestätigen. In dieser Form ist es für den Leser einfacher, die Informationen zu "verdauen".

Beispiel. „Die Sitze waren kalt. Ich hätte mich fast gestritten. Italien hat verloren. Es war ein wirklich schreckliches Fußballspiel. “ Eine solche „Geschichte“ ist sehr schlecht strukturiert, da die Schlüsselidee erst am Ende angegeben wird.

Entsprechend der Struktur der Pyramide wird zunächst eine Verallgemeinerung eingeführt und anschließend eine Argumentation gegeben. Die obige Geschichte ist leichter zu verstehen, wenn Sie sie anders strukturieren.

Beispiel. "Es war ein wirklich schreckliches Fußballspiel: Kalte Sitze, ich hätte mich fast gestritten, und Italien hat verloren."

Gruppieren Sie ähnliche Ideen und drücken Sie dann jede Gruppe in einem Satz aus

Verwenden Sie beim Aufbau einer Pyramide den Bottom-up-Ansatz: Listen Sie zunächst alle Thesen auf und gruppieren Sie diejenigen, die zu derselben Schlussfolgerung führen. Drücken Sie dann jede Gruppe in einem Satz aus. Jede solche Verallgemeinerung ist die Spitze der Pyramide.

Wiederholen Sie den Vorgang für die verbleibenden Gruppen. Infolgedessen wird die Hauptidee des gesamten Dokuments in einem Satz ausgedrückt. Ihre Pyramide ist fertig.

Beispiel. Die Thesen „Unser Kundenstamm wächst“, „Jeder Kunde kauft mehr“ und „Wir haben unsere Preise erhöht“ können in einem Satz ausgedrückt werden: „Unser Umsatz wächst“. Dann können Sie diese Verallgemeinerung mit anderen gruppieren, zum Beispiel mit „Unsere Fixkosten werden reduziert“ und „Unsere variablen Kosten werden reduziert“, und diese neue Gruppe mit einem allgemeinen Satz ausdrücken: „Unsere Einkommen wachsen“.

Das Gruppieren und Zusammenfassen ist einfach, aber Sie müssen die Grundregeln einhalten:

1. Jeder in einer Pyramide zum Ausdruck gebrachte Gedanke sollte eine kurze Beschreibung gruppierter Thesen sein. Verwenden Sie niemals bedeutungslose Verallgemeinerungen wie "Es gibt drei Gründe für den Eintritt in den österreichischen Markt." Dies ist eine zusätzliche Skizze, da sich der Autor nicht die Mühe gemacht hat, drei Gründe für den Leser zu verallgemeinern.
2. Abstracts in jeder Gruppe sollten logisch ähnlich sein und sich auf derselben Abstraktionsebene befinden. Das heißt, eine Gruppe kann nicht aus „Äpfeln“, „Früchten“ und „Tisch“ bestehen: Ein Apfel und ein Tisch sind logischerweise nicht ähnlich, und „Obst“ ist ein abstrakter Begriff, der sich auf eine höhere Ebene der Pyramide bezieht.

Begründung: Ziehen Sie mit Abzug Schlussfolgerungen aus der Datenkette

Jede Verallgemeinerung in der Pyramide sollte eine Frage des Lesers aufwerfen, auf die später eine Antwort gegeben wird. Die Antwort wird nach der Abzugsmethode formuliert.

Der Abzug ist ein Argumentationsprozess, bei dem aus Annahmen Schlussfolgerungen gezogen werden.

Beispiel. Aus den Annahmen "alle Menschen sind sterblich" und "Goliath ist ein Mann" folgt, dass "Goliath sterblich ist". Dann können Sie den gesamten Prozess des deduktiven Denkens zusammenfassen: "Goliath ist ein Mann, er ist sterblich."

Verwenden Sie für Empfehlungen die umgekehrte Abzugsreihenfolge.

Beispiel. „Wir müssen einen Kandidaten einstellen, der lesen kann. Kandidat A kann lesen. Deshalb müssen wir Kandidat A einstellen. “ Die Reihenfolge von Annahme, Annahme und Schlussfolgerung verbirgt also die Hauptinformationen bis zum Ende.Empfehlungen profitieren normalerweise von der umgekehrten Reihenfolge: „Wir müssen Kandidat A einstellen, weil wir jemanden brauchen, der lesen kann, aber er kann.“

Trotz der Tatsache, dass deduktives Denken ein unkomplizierter und natürlicher Prozess ist, sollte es nicht in komplexen Argumentationen verwendet werden, bei denen mehrere Rechtfertigungsebenen erforderlich sind, um die Annahmen zu bestätigen.

Wenn Sie versuchen, die Schlussfolgerung eines komplexen Dokuments durch Abzug zu rechtfertigen, hat die erste Annahme wahrscheinlich mehrere Rechtfertigungsebenen, durch die der Leser „durchkommen“ muss, um sich der zweiten Annahme zu nähern. Diese Logik ist sehr schwer zu befolgen.

Begründung: Ziehen Sie durch Induktion Schlussfolgerungen aus einer Gruppe ähnlicher Thesen

Wenn die Verallgemeinerung in der Pyramide nicht durch Abzug bestätigt werden kann, verwenden Sie eine kreativere Form des Denkens - Induktion. Die Induktion zieht eine Schlussfolgerung aus einer Reihe von Ideen, die in gewissem Sinne ähnlich sind.

Beispiel. Die Schlussfolgerung „Einstein war ein Genie“ wird durch Verallgemeinerungen wie „Relativitätstheorie studiert“, „Schwerkraft studiert“ und „Kosmologische Konstante studiert“ bestätigt.

Bei der Induktion ist die logische Reihenfolge der Argumente nicht so offensichtlich wie beim Abzug. Um die Idee für den Leser intuitiv zu machen, sollte die Reihenfolge anhand der Gruppierung festgelegt werden. Wenn Sie Teile des Ganzen gruppiert haben, z. B. Unternehmensabteilungen, ordnen Sie diese entsprechend ihrer Struktur an, ähnlich der Struktur der Organisation.

Verwenden Sie das MECE-Prinzip (das Prinzip der sich gegenseitig ausschließenden, gemeinsam erschöpfenden Bestimmungen). Das heißt, die Unternehmensbereiche duplizieren keine Funktionen in mehreren Unternehmensbereichen, aber gleichzeitig beschreiben die Teile zusammen die Organisation, ohne etwas zu verlieren.

Wenn die Gruppierung aus Empfehlungen besteht, ordnen Sie diese in chronologischer Reihenfolge an, beginnend mit der ersten.

Beispiel. Wenn Sie "Einen neuen Assistenten einstellen" zusammenfassen, lautet die Reihenfolge der Gruppierung: "Stellen Sie eine Stelle ein, laden Sie Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch ein und treffen Sie eine Entscheidung über die Einstellung."

Wenn Sie Elemente anhand bestimmter gemeinsamer Merkmale klassifiziert haben, ordnen Sie sie entsprechend der Merkmalsebene in jedem Element an.

Um Empfehlungen abzugeben, nähern Sie sich dem Problem aus systematischer Sicht und visualisieren Sie es mithilfe logischer Bäume

Geschäftsdokumente enthalten häufig Empfehlungen zur Lösung eines Problems. Verwenden Sie den einfachen Problemlösungsprozess, um Empfehlungen abzugeben.

1. Identifizieren Sie das Problem klar und messbar.

Beispiel. „Die Fabrik verliert jeden Tag drei Stunden Arbeitszeit. Wie kann dies vermieden werden? “

2. Finden Sie genau heraus, wo das Problem liegt.

Beispiel. "Das Problem liegt nicht bei Menschen oder Rohstoffen, sondern bei der Ausrüstung: Es bricht jeden Tag zusammen."

3. Graben Sie tiefer - finden Sie heraus, warum das Problem besteht.

Beispiel. "Die Begleiter sind nicht richtig geschult." Auf diese Weise können Sie Maßnahmen zur Lösung des Problems identifizieren. Beispiel: "Verantwortliche Lehrer bestimmen oder externe Lehrer einladen".

Um ein Problem zu lösen, können Sie es mithilfe eines logischen Baums visualisieren. Ein logischer Baum ist ein vereinfachtes Diagramm von Verbindungen, die von links nach rechts verzweigen.

Beispiel. Gewinnbaum: Das Wort „Gewinn“ bildet einen Baumstamm und ist in zwei Zweige unterteilt: „Umsatz“ und „Kosten“. "Ausgaben" verzweigen sich in "Konstante" und "Variablen" usw.

Am Ende wird der Baum so detailliert sein, dass die Probleme und ihre Ursachen offensichtlich werden. In diesem Beispiel können Sie verstehen, dass die Gewinne aufgrund steigender Kosten für bestimmte Materialien reduziert werden.

Strukturempfehlungen basierend auf dem Ergebnis, das Sie erzielen können

Sie haben eine Lösung für das Problem des Lesers gefunden. Jetzt müssen Sie ihn überzeugen, Maßnahmen zu ergreifen. Machen Sie Empfehlungen so überzeugend wie möglich.

Mit einer Empfehlung unterbreiten Sie einen Aktionsvorschlag, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.Gruppieren Sie Aktionen basierend auf dem angestrebten Ergebnis und beschreiben Sie es, damit Sie später verstehen können, ob es erreicht wurde.

Beispiel. Der Leser möchte seinen Gewinn steigern.

Schlecht strukturierte Empfehlungen sehen folgendermaßen aus:

1. Studienindikatoren:

• Anlagenproduktivität;
• Kundenzufriedenheit.

2. Führen Sie häufiger Schulungen durch:

• Anlagenpersonal;
• Verkaufspersonal.

In einer solchen Struktur gibt es zwei Hauptprobleme: Erstens, obwohl gruppierte Aktionen äußerlich ähnlich sind, zielen sie darauf ab, unterschiedliche Ergebnisse zu erzielen; Zweitens müssen die gewünschten Ergebnisse detailliert angegeben werden, um anschließend beurteilen zu können, ob sie erreicht wurden.

Somit ist die folgende Struktur klarer und überzeugender:

1. Umsatzsteigerung von 5% im nächsten Quartal:

• Kundenzufriedenheit prüfen;
• Unterrichten Sie Ihr Verkaufsteam häufiger.

2. Reduzierung der Produktionskosten um 2% im nächsten Quartal:

• Pflanzenproduktivität untersuchen;
• Unterrichten Sie das Anlagenpersonal häufiger.

Aktionen werden jetzt basierend auf den gewünschten Ergebnissen gruppiert. Anschließend kann man leicht beurteilen, ob die Ziele tatsächlich erreicht wurden.

Verwenden Sie die Einführung, um den Leser in den ersten 30 Sekunden des Lesens über wichtige Punkte im Dokument zu informieren.

Jedes Dokument sollte mit einer kurzen Einführung beginnen, um das Interesse des Lesers zu wecken und die Voraussetzungen für die Lösung des Problems zu schaffen.

Der einfachste Weg, das Interesse des Lesers zu wecken und sich auf das Dokument zu konzentrieren, besteht darin, die Einführung in Form einer Geschichte zu präsentieren. Beginnen Sie mit einer Beschreibung der Situation (aktueller Stand der Dinge), identifizieren Sie das Problem und schlagen Sie schließlich eine Lösung vor.

Beispiel. Situation - „ArgonEx erwägt, in neue Minen in Österreich zu investieren.“ Problem: „ArgonEx ist schwer in einen neuen Markt einzutreten.“ Damit der Leser Ihren Aussagen ohne weiteres zustimmen kann, sollten ihm sowohl die Situation als auch die Komplexität bekannt sein.

Das Problem sollte dem Leser Fragen wie "Was muss getan werden?" Verursachen. Der Haupttext des Dokuments enthält eine detaillierte Antwort auf diese Frage, aber in den ersten 30 Sekunden des Lesens sollte sich eine allgemeine Vorstellung von Ihrer Meinung entwickeln.

In der Einleitung werden Sie den Hauptpunkt sowie die wichtigsten Argumente ansprechen:

Beispiel. „(Highlights) ArgonEx kann durch den Kauf eines bestehenden Marktteilnehmers in den österreichischen Markt eintreten, da (1) Bergbaugenehmigungen nur selten an ausländische Unternehmen erteilt werden, (2) lokale Bergbauunternehmen billig verkauft werden und (3) Wettbewerber in ähnlichen Situationen enorme Verluste erlitten haben versuchen, alleine zu handeln. "

Verwenden Sie Überschriften und Formatierungen, um die Struktur der Pyramide zu demonstrieren.

Um den Leser durch die Struktur der Pyramide zu führen, demonstrieren Sie sie zuerst. Die beliebteste Methode sind Überschriften, die Ebenen und Gruppen von Ideen angeben. Verwenden Sie Einrückungen, um die Ebenen der Pyramide hervorzuheben. Oft werden auch Dezimalzahlen hinzugefügt (1, 1.1, 1.1.1). Beispiel:

Name des Dokuments

Hier schreiben sie eine Einführung und geben das Hauptargument sowie die Hauptideen der Abschnitte an.

1. Der erste Abschnitt

Stellen Sie sich immer eine Gruppe von Überschriften und Schlüsselpunkten vor.

1.1. Erster Unterabschnitt

Die Idee dieses Unterabschnitts wird durch die folgenden nummerierten Absätze unterstützt.

1.1.1. Bestätigt die Idee des ersten Unterabschnitts

1.1.2. Bestätigt die Idee des ersten Unterabschnitts

1.2. Zweiter Unterabschnitt

2. Der zweite Abschnitt

2.1. Erster Unterabschnitt

2.2. Zweiter Unterabschnitt

Die Leser lesen die Überschriften in der Regel fließend, daher ist es nicht erforderlich, die Hauptidee in sie zu investieren. Halten Sie sie kurz und drücken Sie die Essenz des Abschnitts aus. Wenn die Verwendung von Überschriften zu formal erscheint, versuchen Sie, die Hauptpunkte, Argumente usw. im Text hervorzuheben.

In sehr kurzen Nachrichten ist das Einrücken der am besten geeignete Weg, um eine einfache Struktur zu vermitteln. Beispiel:

Um am Montag anzurufen, benötige ich folgende Daten für Japan:

• Umsatzvolumen
• Kosten
• Markt-Trends

Verwenden Sie klare Übergänge zwischen Argumentgruppen, damit der Leser keinen Thread verliert

Selbst die logischste Struktur der Pyramide ist nutzlos, wenn der Leser nicht Schritt hält. Beim Wechsel zwischen Abschnitten und Unterabschnitten muss der Leser wissen, wann der Übergang erfolgt. Eine Möglichkeit besteht darin, die wichtigsten Schlussfolgerungen der vorherigen am Anfang eines neuen Abschnitts anzugeben.

Beispiel. Wenn es im letzten Kapitel eine Verallgemeinerung gibt: „ArgonEx hat zu viele Lagerbestände“, kann das nächste Kapitel über Logistik wie folgt begonnen werden: „Zusätzlich zu zu vielen Lagerbeständen sind ArgonEx-Logistikprozesse ineffektiv“. Der Leser wird also verstehen, dass Sie zu einem neuen Teilsegment der Pyramide gewechselt sind.

Wenn das Kapitel besonders lang und komplex ist, schließen Sie es mit einer kurzen Zusammenfassung der wichtigsten Punkte ab, bevor Sie fortfahren.

Wenn das Dokument aus Empfehlungen besteht, können Sie es mit einem einfachen und praktikablen Abschnitt „Weitere Maßnahmen“ abschließen.

Das Wichtigste

Strukturieren Sie Ihre Gedanken gründlich, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen.

Wie man Ideen effektiv strukturiert

• Helfen Sie dem Leser - Gedanken in Form einer Pyramide aufzubauen;
• Gruppieren Sie ähnliche Ideen und drücken Sie dann jede Gruppe in einem Satz aus.
• Begründung: Schlussfolgerungen aus der Datenkette unter Verwendung der Abzugsmethode ziehen;
• Begründung: Ziehen Sie durch Induktion Schlussfolgerungen aus einer Gruppe ähnlicher Punkte.

Wie man nützliche Empfehlungen abgibt

• Gehen Sie das Problem systematisch an und visualisieren Sie es mit Hilfe logischer Bäume.
• Strukturieren Sie Ihre Empfehlungen basierend auf dem Ergebnis, das Sie damit erzielen können.

Wie man die gewünschte Struktur in Worten ausdrückt

• Verwenden Sie die Einführung, um den Leser über wichtige Punkte in den ersten 30 Sekunden des Lesens zu informieren.
• Verwenden Sie Überschriften und Formatierungen, um die Struktur der Pyramide zu demonstrieren.
• Verwenden Sie klare Übergänge zwischen Argumentgruppen, damit der Leser den Thread nicht verliert.